Ha az előírások ugyanarra a bizonylatra eltérő megőrzési időt határoznak meg, minden esetben a hosszabb az érvényes. Az előírásokat be kell tartani, hiszen a megszegésük akár több százezer forintos büntetést is vonhat maga után.

Az elévülési időszak meghosszabbodhat

Az adózási törvény szerint a bizonylatokat, például a folyamatos teljesítésű számlákat meg kell őrizni az adómegállapításhoz való jog elévüléséig. Az elévülés a bevallás beadási, illetve az adófizetési határidő évének utolsó napjától számított öt év. Bizonyos esetekben az elévülési időszak meghosszabbodhat.

A számviteli törvény szabályozása szerint a beszámolót és a jelentést, valamint az ezekhez kapcsolódó dokumentumokat nyolc éven át meg kell őrizni. Továbbá a munkáltató köteles megőrizni a munkaügyi iratokat a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig. Ezeket az iratokat tehát akár évtizedeken át is biztonságban kell őrizni.

A szakhatóság 50 ezer és 500 ezer forint közötti büntetést is kiszabhat

Mi történik akkor, ha valaki nem tartja be az előírásokat, és nem őrzi meg kellő ideig az iratokat? Ha ez egy ellenőrzés során kiderül, akkor a szakhatóság 50 ezer és 500 ezer forint közötti büntetést is kiszabhat. Ebben az esetben nincs türelmi idő. Ráadásul a duplájára is nőhet a büntetés összege, ha többszöri az eset.

Hogyan lehet megőrizni az iratokat? A katalógusok, az iratmappák és a porosodó raktárak ideje lejárt. A digitalizációnak és az online számlázás nyújtotta lehetőségnek köszönhetően felhőalapon tárolhatóak a bizonylatok és az iratok. Ennek köszönhetően egyszerűen megőrizhetőek és átláthatóak lesznek.

A kukába dobni ezeket az iratokat nem szabad, jogszabályellenes

Az iratmegsemmisítésnek is vannak feltételei. A megőrzési idő lejártát követően nem mindegy, hogy erre milyen körülmények között kerül sor. Egyszerűen a kukába dobni ezeket az iratokat nem szabad, jogszabályellenes. Azért tilos, mert a dokumentumon szereplő információkkal, adatokkal az illetéktelenek visszaélhetnek. Szóval az iratmegsemmisítésre legalább akkora figyelmet kell fordítani, mint a megőrzésre. Jegyzőkönyvet kell felvenni, és gondoskodni kell a teljes megsemmisítésről, melyhez a legjobb megoldás a papírok darálása. 

Nagyobb mennyiségű dokumentum esetén érdemes erre specializálódott cégeket megbízni a feladattal. Természetesen ebben az esetben mindenképpen meg kell bizonyosodni arról, hogy az adott vállalkozás etikusan működik. Ugyanis a megsemmisítésre nem az irodában kerül sor, ezek a cégek elszállítják a papírokat, tehát a vállalkozónak garantálnia kell, hogy azok tartalmához senki sem fér majd hozzá.