A néhány perces feladatok könnyen eltűnnek

Egy ügyvédi szoftver abban is segíthet, hogy a kisebb munkafázisok ne maradjanak ki a nyilvántartásból. Egy rövid telefonhívás, egy levél átnézése vagy néhány percnyi egyeztetés önmagában jelentéktelennek tűnhet, de ha ezekből naponta sok van, a hónap végére már komoly időmennyiségről lehet szó.

Az utólagos időrögzítés ennél jóval bizonytalanabb. A nap végén még talán felidézhető, hogy kivel történt egyeztetés, de az már kevésbé, hogy hány percig tartott. Néhány nappal később pedig még nehezebb pontosan rekonstruálni, mennyi idő ment el egy levél megírására vagy egy szerződés javítására.

Nem csak a számlázható időből áll egy munkanap

Az iroda működését félrevezető lehet kizárólag a kiszámlázott órák alapján nézni. Vannak olyan teendők, amelyek szükségesek, mégsem terhelhetők közvetlenül az ügyfélre. Ilyen lehet például egy belső egyeztetés, a számlázás előkészítése vagy bizonyos adminisztratív feladatok elvégzése.

Ha ezek az órák is láthatók, könnyebb megérteni, valójában mire megy el a munkanap. Előfordulhat, hogy egy sok munkát igénylő ügy kívülről jövedelmezőnek tűnik, miközben aránytalanul sok háttérmunkát igényel. Máskor éppen az derül ki, hogy egy korábban problémásnak gondolt ügytípus valójában jól szervezhető.

A pontos nyilvántartás az árazásban is segít

Az óradíj vagy a fix díj meghatározásakor könnyű korábbi benyomásokra támaszkodni. Sokkal biztosabb alapot ad, ha az iroda látja, hogy egy adott ügytípus átlagosan mennyi munkát igényel, és ezen belül mekkora az érdemi jogi munka, illetve az adminisztráció aránya.

Ez nemcsak a következő ajánlat elkészítésekor hasznos. A visszatérő adatokból az is látszódhat, hol érdemes egyszerűsíteni a folyamatokon. Ha például ugyanazokat az adatokat több helyre is be kell írni, vagy ugyanaz a dokumentum rendszeresen kézi javítást igényel, ott jó eséllyel van tér automatizálásra vagy integrációra.

Az átláthatóság nem ugyanaz, mint a folyamatos ellenőrzés

A munkaidő követése könnyen kelthet olyan érzést, mintha minden percet külön igazolni kellene. Egy jól kialakított rendszernek azonban nem ez a célja, sokkal inkább az, hogy kevesebb adat maradjon fejben, és az iroda utólag is reális képet kapjon arról, mi történt egy adott ügyön.

Ez nagyobb csapatnál különösen fontos, de egyéni ügyvédként is hasznos lehet. Ha a munkaórák, feladatok és számlázási adatok összekapcsolódnak, kevesebb idő megy el a hónap végi visszakeresésre és egyeztetésre.

Ebben nyújthat segítséget a Flowyer is, ahol a munkaidő-rögzítés az ügyekhez, feladatokhoz és az elszámoláshoz kapcsolódva kezelhető. Így az elvégzett munka nem különálló feljegyzésekben jelenik meg, hanem az ügy teljes folyamatának részeként, ami pontosabb nyilvántartást és átláthatóbb számlázást tehet lehetővé.
Az iroda működéséről végül nem az ad pontos képet, hogy mennyire tűnik sűrűnek egy munkanap, hanem az, hogy a befektetett időből mennyi látható, mennyi hasznosul, és mennyi vész el úgy, hogy közben senki sem veszi észre.