Persze könnyű ezt kijelenteni, de még tervezni sem feltétlenül egyszerű, holott a világ - nem csupán az üzleti élet - tele van projektekkel, hiszen ha jobban belegondolunk, számos feladat az élet bármely területén egyfajta projektként fogható fel - csupán a volumen változik.

De térjünk vissza az üzleti világra, hiszen ott már szinte tökélyre fejlesztették a projekttervezést és a projektmenedzsmentet egyaránt.

Miért is olyan fontos a tervezés?

Teljesen természetes igény a döntéshozók részéről, hogy mielőtt szabad utat adnak egy projektnek, előtte részletekbe menően lássák, mi fog történni, milyen erőforrásokat igényel a folyamat, mennyibe fog kerülni és legfőképp, hogy mit fog hozni a konyhára az egész. Ahhoz, hogy ezt rendesen prezentálni tudjuk, mindenképpen érdemes elvégezni a Szinergia Kft. projektmenedzsment képzését. 

Mert bármilyen hihetetlen, már a tervezésnek is kötött lépései vannak, amelyek nagyban megkönnyítik a tervezést végzők helyzetét, hiszen az útmutató segítségével minden létező területet le tudnak fedni tervezés szempontjából, így sokkal stabilabb érvekkel és adatokkal fog tudni előállni a tervező csapat. De lássuk csak, milyen lépésekről is van itt szó!

A tervezés 9 fontos lépése

Bár alapvetően minden cég kidolgozhat egy saját belső tervezési folyamatot, amely vállalatspecifikus, az alapot azért mégiscsak az alábbi tervezési folyamat fogja adni. A sikeres tervezés során meg kell határozni:

• a projekt terjedelmét és tartalmát, ami megmutatja, hogy milyen igényeket szolgálna ki az egész folyamat. Természetesen mivel semmi sincs kőbe vésve, ezért minden módosulhat, de fontos, hogy a döntéshozók tisztában legyenek az alapokkal.
• a feladatokat, amelyeket a legapróbb részletekig lebontva kell látni, hiszen ez gyakorlatilag tevékenységi naplóként fog funkcionálni.
• az ütemezést, hogy mikor, mi és milyen átfutási idővel fog történni. Ez több szempontból is nagyon fontos. Az egyik ilyen az erőforrások ütemezése.
• a költségvetést, amely részletesen kitér mind a humán erőforrás, mind az anyagi és a költség típusú erőforrások tervezésére is.
• a minőségbiztosítás folyamatát, amely biztosítja, hogy a projekt normális mederben fusson.
• a kommunikációt, amely elősegíti a projekt sikerességét.
• az érdekhordozók és az igénygazdák körét, időzítését, csatornáját és felelősét.
• a potenciális veszélyforrásokat, amelyek veszélyeztethetik a kimenetelét a projekt részének és egészének.
• a beszerzéseket és a szerződések kezelését.

Túl sok az információ?

Mivel a tervezés egy rendkívül komplex feladat, amit semmiképpen sem szabad félvállról venni, ezért aki erre adja a fejét, annak mindenképpen tanácsos a megfelelő projekttervezési tanfolyamot elvégezni, ahol a megfelelő elméleti alapok elsajátításával és egy profi projektmenedzsment szoftver segítségével máris átláthatóvá és kezelhetővé válik majd a feladatmennyiség.